Divize služeb

Příjem dokumentů

• Provedeme analýzu stávajícího stavu archivace.
• Navrhneme plán svozu.
• Dokumenty v jakýchkoliv nosičích (šanonech. krabicích) naložíme a bezpečně odvezeme do naší spisovny.

Zpřístupnění

• Veškerá data zaevidujeme a zpřístupníme pomocí webové aplikace ArchiE.
• Dokumenty vám během několika minut dohledáme a uložíme do webové aplikace ArchiE.
• V případě potřeby zpřístupnění většího množství originálů dokumentů vám zdarma pronajmeme prostory naší BADATELNY.

Trezorové skříně

• Naše spisovna nabízí možnost uložení citlivých dokumentů, datových nosičů (CD, DVD, datové pásky ...), razítek či jiného důvěrného materiálu do trezorových skříní.

Zpracování

• Předané dokumenty podrobíme vstupní kontrole a v případě potřeby doplníme skartační lhůty dle legislativy a GDPR.
• Dokumenty vyjmeme z nosičů (šanonů a krabic), které vám můžeme vrátit zpět k dalšímu použití.
• Balíčky dokumentů vložíme do speciální alkalické krabice pro dlouhodobou archivaci, která dokumenty ochrání proti znehodnocení (výkyvům teploty, prachu, slunečnímu svitu, dodržení správné relativní vlhkosti).
• Vyjmutím dokumentů z nosičů SNÍŽÍME MNOŽSTVÍ bm pro archivaci až O JEDNU TŘETINU.

Budova spisovny

• Napojení budovy spisovny na PCO (pult centrální ochrany) 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
• Napojení budovy na EPS (elektronické požárwní zabezpečení) a EZS (elektronický zabezpečovací systém).
• Bezpečné zálohy digitálních dat a denních pohybů.
• V depozitářích (kde jsou uloženy dokumenty) je udržová na konstantní teplota a relativní vlhkost vzduchu.
• Spisovna je vybavena pojízdnými archivními regály.
• Provoz spisovny podléhá dozoru státního archivu.

4 OBSAHY ŠANONŮ = 1 ARCHIVNÍ KRABICE

• 4 šanony standardně zaberou 0,4 bm archivační plochy. Přebalením do naší krabice snížíme množství až na 0,25 bm. Výrazně ušetříte!

Skartace dokumentů uložených ve spisovně

• Každoročně vám vygenerujeme seznam dokumentů, kterým vypršela skartační lhůta a není nutné je déle archivovat.
• Veškerá skartace je podmíněna souhlasem vlastníka dokumentů a zákonné kontrole dozorčího archivu.
• Fyzická likvidace probíhá v samostatně odděleném prostoru přímo v budově spisovny na skartačním stroji s certifikátem NBÚ skupiny „D“ a stupněm utajení 3 dle normy DIN 32757.
• Po ukončení procesu vám vygenerujeme skartační protokol, který vám umožní průkaznost správného nakládání s dokumenty a osobními údaji pro případné kontroly.

Skartace dokumentů přímo od zákazníka

• Odborně vám poradíme, které dokumenty lze dle legislativy vyčlenit ke skartaci
• Dokumenty naložíme v jakémkoliv nosiči a formě (akceptujeme i CD, DVD, plastové karty …) a nemusí být předem vytříděny.
• Zajistíme bezpečnou přepravu k nám.
• Fyzická likvidace probíhá v samostatně odděleném prostoru přímo v budově spisovny na skartačním stroji s certifikátem NBÚ skupiny „D“ a stupněm utajení 3 dle normy DIN 32757.
• Po ukončení procesu vám vygenerujeme skartační protokol, který vám umožní průkaznost správného nakládání s dokumenty a osobními údaji pro případné kontroly.

Skartační kontejnery

• Na vámi stanovené místo vám doručíme skartační kontejnery
• Po jejich zaplnění je bezpečně přepravíme zpět k nám
• Fyzická likvidace probíhá v samostatně odděleném prostoru přímo v budově spisovny na skartačním stroji s certifikátem NBÚ skupiny „D“ a stupněm utajení 3 dle normy DIN 32757.
• Po ukončení procesu vám vygenerujeme skartační protokol, který vám umožní průkaznost správného nakládání s dokumenty a osobními údaji pro případné kontroly.

Digitalizace dokumentů uložených ve spisovně

• Zajistíme digitalizaci potřebných dokumentů přímo v prostorách spisovny.
• Zpřístupníme vám dokumenty pomocí bezpečného webového rozhraní ArchiE.
• Digitalizované dokumenty po vypršení platnosti vymažeme nebo přesuneme do důvěryhodného digitálního úložiště.

Digitalizace dokumentů přímo od zákazníka

• Zajistíme bezpečný přesun dokumentů do skenovacího centra
• Digitalizované dokumenty opatříme dle potřeby metadaty a prvky právní průkaznosti
• Pro archivaci digitalizovaných dokumentů můžeme nabídnout důvěryhodné digitální úložiště
• Analogové dokumenty vám bezpečně vyskartujeme nebo dle potřeby uložíme do spisovny.

• Zajistíme důvěryhodné digitální úložiště pro dokumenty digitální (e-maily, datové zprávy, interní dokumenty, směrnice, smlouvy, faktury) i digitalizované dokumenty
• Postaráme se o ověření platnosti digitálních dokumentů
• Nastavíme kontrolu archivních formátů dle legislativy, tak aby dokumenty byly čitelné po celou dobu jejich životnosti
• Zabezpečíme důvěryhodnost a průkaznost dokumentů po dobu, kterou potřebujete
• Umožníme okamžité dohledání osobních údajů pro potřeby GDPR z jednoho místa
• Zajistíme právní průkaznosti dokumentů, které je třeba ukládat pro případné právní spory
• Postaráme se o skartaci dokumentů dle platné legislativy a GDPR

Odborně poradíme:

• jak nastavit efektivní chod archivace ve firmě
• jak dlouho archivovat dokumenty dle aktuální legislativy
• jak nastavit správu dokumentů, aby splnila GDPR
• jak a kdy skartovat dokumenty, abyste neporušili zákon o archivnictví a spisové službě č.499/2004 Sb.
• jak správně archivovat elektronické dokumenty, tak aby se v budoucnu nestaly jen bezcennými daty a nebyla narušena jejich právní průkaznost

Provádíme odbornou analýzu správy dokumentů a nastavíme procesy pro:

• uspořádání dokumentů, tak aby byly rychle dohledatelné
• archivaci dokumentů, tak aby zbytečně nezabíraly kancelářské prostory a odpovídala legislativě a GDPR
• skartaci dokumentů, tak abyste za její dřívější či pozdější provedení nemuseli platit sankce

Sestavíme základní směrnici pro archivaci a skartaci dokumentů díky níž:

• splníte požadavky platné legislativy a GDPR
• zamezíte neefektivnímu nakládání s dokumenty a jejich ztrátám
• nastavíte jednotná pravila pro celou společnost
• budete mít kompletní přehled o všech dokumentech (kde se nachází, jak dlouho se budou archivovat a kdo je za ně zodpovědný)

Proškolíme zaměstnance, jak na správu dokumentů, jejich archivaci a skartaci

• Zákonná povinnost archivování dokumentů
• Povinnost uchování dokumentace z pohledu GDPR a eIDAS
• Příjem dokumentů (základní pravidla, datová schránka…)
• Označování a evidence dokumentů
• Vyhotovování dokumentu (správná podoba hlavičkového papíru, verze, podpisový řád, evidence razítek)
• Elektronický dokument (elektronický podpis, časové razítko, EIDAS)
• Správa spisovny a archivu (nastavení parametrů ukládání dokumentů, správa)
• Skartace dle zákona a GDPR

Efektivita

• podrobnou analýzou pro vás ZDARMA najdeme nejvhodnější řešení pro vaši správu dokumentů

Bezpečí

• dokumenty uložíme do prostor splňující nejvyšší bezpečnostní parametry

Důvěryhodnost

• vlastníme certifikaci ISO 27000 (systém ochrany informací), ISO 9001 (systém zajišťování kvality) a příslušnou koncesi Státního oblastního archivu

Profesionalita

• vaši správu dokumentů vám pomůžou řídit vysokoškolsky vzdělaní specialisté
   

Rodinný přístup

• každý dokument je pro nás důležitý a věnujeme mu maximální péči
   

Dostupnost

• vaše dokumenty budete mít kdykoliv přístupné přes webové rozhraní