Divize služeb
ODBORNÁ ARCHIVACE
Příjem dokumentů
- Provedeme analýzu stávajícího stavu archivace.
- Navrhneme plán svozu.
- Dokumenty v jakýchkoliv nosičích (šanonech. krabicích) naložíme a bezpečně odvezeme do naší spisovny.
Zpřístupnění
- Veškerá data zaevidujeme a zpřístupníme pomocí webové aplikace ArchiE.
- Dokumenty vám během několika minut dohledáme a uložíme do webové aplikace ArchiE.
- V případě potřeby zpřístupnění většího množství originálů dokumentů vám zdarma pronajmeme prostory naší BADATELNY.
Trezorové skříně
- Naše spisovna nabízí možnost uložení citlivých dokumentů, datových nosičů (CD, DVD, datové pásky ...), razítek či jiného důvěrného materiálu do trezorových skříní.
Zpracování
- Předané dokumenty podrobíme vstupní kontrole a v případě potřeby doplníme skartační lhůty dle legislativy a GDPR.
- Dokumenty vyjmeme z nosičů (šanonů a krabic), které vám můžeme vrátit zpět k dalšímu použití.
- Balíčky dokumentů vložíme do speciální alkalické krabice pro dlouhodobou archivaci, která dokumenty ochrání proti znehodnocení
(výkyvům teploty, prachu, slunečnímu svitu, dodržení správné relativní vlhkosti).
- Vyjmutím dokumentů z nosičů SNÍŽÍME MNOŽSTVÍ bm pro archivaci až O JEDNU TŘETINU.
Budova spisovny
- Napojení budovy spisovny na PCO (pult centrální ochrany) 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
- Napojení budovy na EPS (elektronické požárwní zabezpečení) a EZS (elektronický zabezpečovací systém).
- Bezpečné zálohy digitálních dat a denních pohybů.
- V depozitářích (kde jsou uloženy dokumenty) je udržová na konstantní teplota a relativní vlhkost vzduchu.
- Spisovna je vybavena pojízdnými archivními regály.
- Provoz spisovny podléhá dozoru státního archivu.
4 OBSAHY ŠANONŮ = 1 ARCHIVNÍ KRABICE
- 4 šanony standardně zaberou 0,4 bm archivační plochy. Přebalením do naší krabice snížíme množství až na 0,25 bm. Výrazně ušetříte!
Pomůžeme vám s kontrolou nákladů na archivaci. Navíc jsou vaše spisy chráněny před mechanickým a biologickým poškozením.
ODBORNÁ SKARTACE
Skartace dokumentů uložených ve spisovně
- Každoročně vám vygenerujeme seznam dokumentů, kterým vypršela skartační lhůta a není nutné je déle archivovat.
- Veškerá skartace je podmíněna souhlasem vlastníka dokumentů a zákonné kontrole dozorčího archivu.
- Fyzická likvidace probíhá v samostatně odděleném prostoru přímo v budově spisovny na skartačním stroji s certifikátem NBÚ skupiny „D“ a stupněm utajení 3 dle normy DIN 32757.
- Po ukončení procesu vám vygenerujeme skartační protokol, který vám umožní průkaznost správného nakládání s dokumenty a osobními údaji pro případné kontroly.
Skartace dokumentů přímo od zákazníka
- Odborně vám poradíme, které dokumenty lze dle legislativy vyčlenit ke skartaci
- Dokumenty naložíme v jakémkoliv nosiči a formě (akceptujeme i CD, DVD, plastové karty …) a nemusí být předem vytříděny.
- Zajistíme bezpečnou přepravu k nám.
- Fyzická likvidace probíhá v samostatně odděleném prostoru přímo v budově spisovny na skartačním stroji s certifikátem NBÚ skupiny „D“ a stupněm utajení 3 dle normy DIN 32757.
- Po ukončení procesu vám vygenerujeme skartační protokol, který vám umožní průkaznost správného nakládání s dokumenty a osobními údaji pro případné kontroly.
Skartační kontejnery
- Na vámi stanovené místo vám doručíme skartační kontejnery
- Po jejich zaplnění je bezpečně přepravíme zpět k nám
- Fyzická likvidace probíhá v samostatně odděleném prostoru přímo v budově spisovny na skartačním stroji s certifikátem NBÚ skupiny „D“ a stupněm utajení 3 dle normy DIN 32757.
- Po ukončení procesu vám vygenerujeme skartační protokol, který vám umožní průkaznost správného nakládání s dokumenty a osobními údaji pro případné kontroly.
Pravidelnou skartací vám pomůžeme s optimalizací nákladů na ukládání.
DIGITALIZACE DOKUMENTŮ
Digitalizace dokumentů uložených ve spisovně
- Zajistíme digitalizaci potřebných dokumentů přímo v prostorách spisovny.
- Zpřístupníme vám dokumenty pomocí bezpečného webového rozhraní ArchiE.
- Digitalizované dokumenty po vypršení platnosti vymažeme nebo přesuneme do důvěryhodného digitálního úložiště.
Digitalizace dokumentů přímo od zákazníka
- Zajistíme bezpečný přesun dokumentů do skenovacího centra
- Digitalizované dokumenty opatříme dle potřeby metadaty a prvky právní průkaznosti
- Pro archivaci digitalizovaných dokumentů můžeme nabídnout důvěryhodné digitální úložiště
- Analogové dokumenty vám bezpečně vyskartujeme nebo dle potřeby uložíme do spisovny.
DŮVĚRYHODNÉ DIGITÁLNÍ ULOŽIŠTĚ
- Zajistíme důvěryhodné digitální úložiště pro dokumenty digitální (e-maily, datové zprávy, interní dokumenty, směrnice, smlouvy, faktury) i digitalizované dokumenty
- Postaráme se o ověření platnosti digitálních dokumentů
- Nastavíme kontrolu archivních formátů dle legislativy, tak aby dokumenty byly čitelné po celou dobu jejich životnosti
- Zabezpečíme důvěryhodnost a průkaznost dokumentů po dobu, kterou potřebujete
- Umožníme okamžité dohledání osobních údajů pro potřeby GDPR z jednoho místa
- Zajistíme právní průkaznosti dokumentů, které je třeba ukládat pro případné právní spory
- Postaráme se o skartaci dokumentů dle platné legislativy a GDPR
Důvěryhodnost – neporušitelnost obsahu – čitelnost dokumentu po celou dobu životnosti – průkaznost
PORADENSTVÍ
Odborně poradíme:
- jak nastavit efektivní chod archivace ve firmě
- jak dlouho archivovat dokumenty dle aktuální legislativy
- jak nastavit správu dokumentů, aby splnila GDPR
- jak a kdy skartovat dokumenty, abyste neporušili zákon o archivnictví a spisové službě č.499/2004 Sb.
- jak správně archivovat elektronické dokumenty, tak aby se v budoucnu nestaly jen bezcennými daty a nebyla narušena jejich právní průkaznost
Provádíme odbornou analýzu správy dokumentů a nastavíme procesy pro:
- uspořádání dokumentů, tak aby byly rychle dohledatelné
- archivaci dokumentů, tak aby zbytečně nezabíraly kancelářské prostory a odpovídala legislativě a GDPR
- skartaci dokumentů, tak abyste za její dřívější či pozdější provedení nemuseli platit sankce
Sestavíme základní směrnici pro archivaci a skartaci dokumentů díky níž:
- splníte požadavky platné legislativy a GDPR
- zamezíte neefektivnímu nakládání s dokumenty a jejich ztrátám
- nastavíte jednotná pravila pro celou společnost
- budete mít kompletní přehled o všech dokumentech (kde se nachází, jak dlouho se budou archivovat a kdo je za ně zodpovědný)
Proškolíme zaměstnance, jak na správu dokumentů, jejich archivaci a skartaci
- Zákonná povinnost archivování dokumentů
- Povinnost uchování dokumentace z pohledu GDPR a eIDAS
- Příjem dokumentů (základní pravidla, datová schránka…)
- Označování a evidence dokumentů
- Vyhotovování dokumentu (správná podoba hlavičkového papíru, verze, podpisový řád, evidence razítek)
- Elektronický dokument (elektronický podpis, časové razítko, EIDAS)
- Správa spisovny a archivu (nastavení parametrů ukládání dokumentů, správa)
- Skartace dle zákona a GDPR
Pomůžeme vám s nastavením systémových pravidel a procesů - šitých na míru - vaší společnosti a vašim potřebám.
PROČ PRÁVĚ DIVIZE SLUŽEB EVROFIN?
- 20 let zkušeností v oblasti správy dokumentů
- Kompletní řešení v oblasti celého životního cyklu dokumentů a informací – od jejich generování až po archivaci a skartaci
- Individuální a maximální péče o zákazníka – navrhujeme řešení „šité na míru“ potřebám a požadavkům našich zákazníků
- Nabízíme partnerská řešení založená na profesionalitě, serióznosti a důvěře
- Využíváme špičkové technologie
Efektivita
- podrobnou analýzou pro vás ZDARMA najdeme nejvhodnější řešení pro vaši správu dokumentů
Bezpečí
- dokumenty uložíme do prostor splňující nejvyšší bezpečnostní parametry
Důvěryhodnost
- vlastníme certifikaci ISO 27000 (systém ochrany informací), ISO 9001 (systém zajišťování kvality) a příslušnou koncesi Státního oblastního archivu
Profesionalita
- vaši správu dokumentů vám pomůžou řídit vysokoškolsky vzdělaní specialisté
Rodinný přístup
- každý dokument je pro nás důležitý a věnujeme mu maximální péči
Dostupnost
- vaše dokumenty budete mít kdykoliv přístupné přes webové rozhraní
Bezpečná správa dokumentů v souladu s platnou legislativou a GDPR.
Naše řešení pro vaši efektivní správu dokumentů.
Zajištění důvěry a bezpečnosti pro ukladatele.