CZ |SK |HU
+420 844 844 816
EVROFIN » Divize služeb

Divize služeb

ODBORNÁ ARCHIVACE

Příjem dokumentů

  • Provedeme analýzu stávajícího stavu archivace.
  • Navrhneme plán svozu.
  • Dokumenty v jakýchkoliv nosičích (šanonech. krabicích) naložíme a bezpečně odvezeme do naší spisovny.

Zpřístupnění

  • Veškerá data zaevidujeme a zpřístupníme pomocí webové aplikace ArchiE.
  • Dokumenty vám během několika minut dohledáme a uložíme do webové aplikace ArchiE.
  • V případě potřeby zpřístupnění většího množství originálů dokumentů vám zdarma pronajmeme prostory naší BADATELNY.

Trezorové skříně

  • Naše spisovna nabízí možnost uložení citlivých dokumentů, datových nosičů (CD, DVD, datové pásky ...), razítek či jiného důvěrného materiálu do trezorových skříní.

Zpracování

  • Předané dokumenty podrobíme vstupní kontrole a v případě potřeby doplníme skartační lhůty dle legislativy a GDPR.
  • Dokumenty vyjmeme z nosičů (šanonů a krabic), které vám můžeme vrátit zpět k dalšímu použití.
  • Balíčky dokumentů vložíme do speciální alkalické krabice pro dlouhodobou archivaci, která dokumenty ochrání proti znehodnocení (výkyvům teploty, prachu, slunečnímu svitu, dodržení správné relativní vlhkosti).
  • Vyjmutím dokumentů z nosičů SNÍŽÍME MNOŽSTVÍ bm pro archivaci až O JEDNU TŘETINU.

Budova spisovny

  • Napojení budovy spisovny na PCO (pult centrální ochrany) 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
  • Napojení budovy na EPS (elektronické požárwní zabezpečení) a EZS (elektronický zabezpečovací systém).
  • Bezpečné zálohy digitálních dat a denních pohybů.
  • V depozitářích (kde jsou uloženy dokumenty) je udržová na konstantní teplota a relativní vlhkost vzduchu.
  • Spisovna je vybavena pojízdnými archivními regály.
  • Provoz spisovny podléhá dozoru státního archivu.

4 OBSAHY ŠANONŮ = 1 ARCHIVNÍ KRABICE

  • 4 šanony standardně zaberou 0,4 bm archivační plochy. Přebalením do naší krabice snížíme množství až na 0,25 bm. Výrazně ušetříte!
Pomůžeme vám s kontrolou nákladů na archivaci. Navíc jsou vaše spisy chráněny před mechanickým a biologickým poškozením.

ODBORNÁ SKARTACE

Skartace dokumentů uložených ve spisovně

  • Každoročně vám vygenerujeme seznam dokumentů, kterým vypršela skartační lhůta a není nutné je déle archivovat.
  • Veškerá skartace je podmíněna souhlasem vlastníka dokumentů a zákonné kontrole dozorčího archivu.
  • Fyzická likvidace probíhá v samostatně odděleném prostoru přímo v budově spisovny na skartačním stroji s certifikátem NBÚ skupiny „D“ a stupněm utajení 3 dle normy DIN 32757.
  • Po ukončení procesu vám vygenerujeme skartační protokol, který vám umožní průkaznost správného nakládání s dokumenty a osobními údaji pro případné kontroly.

Skartace dokumentů přímo od zákazníka

  • Odborně vám poradíme, které dokumenty lze dle legislativy vyčlenit ke skartaci
  • Dokumenty naložíme v jakémkoliv nosiči a formě (akceptujeme i CD, DVD, plastové karty …) a nemusí být předem vytříděny.
  • Zajistíme bezpečnou přepravu k nám.
  • Fyzická likvidace probíhá v samostatně odděleném prostoru přímo v budově spisovny na skartačním stroji s certifikátem NBÚ skupiny „D“ a stupněm utajení 3 dle normy DIN 32757.
  • Po ukončení procesu vám vygenerujeme skartační protokol, který vám umožní průkaznost správného nakládání s dokumenty a osobními údaji pro případné kontroly.

Skartační kontejnery

  • Na vámi stanovené místo vám doručíme skartační kontejnery
  • Po jejich zaplnění je bezpečně přepravíme zpět k nám
  • Fyzická likvidace probíhá v samostatně odděleném prostoru přímo v budově spisovny na skartačním stroji s certifikátem NBÚ skupiny „D“ a stupněm utajení 3 dle normy DIN 32757.
  • Po ukončení procesu vám vygenerujeme skartační protokol, který vám umožní průkaznost správného nakládání s dokumenty a osobními údaji pro případné kontroly.
Pravidelnou skartací vám pomůžeme s optimalizací nákladů na ukládání.

DIGITALIZACE DOKUMENTŮ

Digitalizace dokumentů uložených ve spisovně

  • Zajistíme digitalizaci potřebných dokumentů přímo v prostorách spisovny.
  • Zpřístupníme vám dokumenty pomocí bezpečného webového rozhraní ArchiE.
  • Digitalizované dokumenty po vypršení platnosti vymažeme nebo přesuneme do důvěryhodného digitálního úložiště.

Digitalizace dokumentů přímo od zákazníka

  • Zajistíme bezpečný přesun dokumentů do skenovacího centra
  • Digitalizované dokumenty opatříme dle potřeby metadaty a prvky právní průkaznosti
  • Pro archivaci digitalizovaných dokumentů můžeme nabídnout důvěryhodné digitální úložiště
  • Analogové dokumenty vám bezpečně vyskartujeme nebo dle potřeby uložíme do spisovny.

DŮVĚRYHODNÉ DIGITÁLNÍ ULOŽIŠTĚ

  • Zajistíme důvěryhodné digitální úložiště pro dokumenty digitální (e-maily, datové zprávy, interní dokumenty, směrnice, smlouvy, faktury) i digitalizované dokumenty
  • Postaráme se o ověření platnosti digitálních dokumentů
  • Nastavíme kontrolu archivních formátů dle legislativy, tak aby dokumenty byly čitelné po celou dobu jejich životnosti
  • Zabezpečíme důvěryhodnost a průkaznost dokumentů po dobu, kterou potřebujete
  • Umožníme okamžité dohledání osobních údajů pro potřeby GDPR z jednoho místa
  • Zajistíme právní průkaznosti dokumentů, které je třeba ukládat pro případné právní spory
  • Postaráme se o skartaci dokumentů dle platné legislativy a GDPR
Důvěryhodnost – neporušitelnost obsahu – čitelnost dokumentu po celou dobu životnosti – průkaznost

PORADENSTVÍ

Odborně poradíme:

  • jak nastavit efektivní chod archivace ve firmě
  • jak dlouho archivovat dokumenty dle aktuální legislativy
  • jak nastavit správu dokumentů, aby splnila GDPR
  • jak a kdy skartovat dokumenty, abyste neporušili zákon o archivnictví a spisové službě č.499/2004 Sb.
  • jak správně archivovat elektronické dokumenty, tak aby se v budoucnu nestaly jen bezcennými daty a nebyla narušena jejich právní průkaznost

Provádíme odbornou analýzu správy dokumentů a nastavíme procesy pro:

  • uspořádání dokumentů, tak aby byly rychle dohledatelné
  • archivaci dokumentů, tak aby zbytečně nezabíraly kancelářské prostory a odpovídala legislativě a GDPR
  • skartaci dokumentů, tak abyste za její dřívější či pozdější provedení nemuseli platit sankce

Sestavíme základní směrnici pro archivaci a skartaci dokumentů díky níž:

  • splníte požadavky platné legislativy a GDPR
  • zamezíte neefektivnímu nakládání s dokumenty a jejich ztrátám
  • nastavíte jednotná pravila pro celou společnost
  • budete mít kompletní přehled o všech dokumentech (kde se nachází, jak dlouho se budou archivovat a kdo je za ně zodpovědný)

Proškolíme zaměstnance, jak na správu dokumentů, jejich archivaci a skartaci

  • Zákonná povinnost archivování dokumentů
  • Povinnost uchování dokumentace z pohledu GDPR a eIDAS
  • Příjem dokumentů (základní pravidla, datová schránka…)
  • Označování a evidence dokumentů
  • Vyhotovování dokumentu (správná podoba hlavičkového papíru, verze, podpisový řád, evidence razítek)
  • Elektronický dokument (elektronický podpis, časové razítko, EIDAS)
  • Správa spisovny a archivu (nastavení parametrů ukládání dokumentů, správa)
  • Skartace dle zákona a GDPR
Pomůžeme vám s nastavením systémových pravidel a procesů - šitých na míru - vaší společnosti a vašim potřebám.

PROČ PRÁVĚ DIVIZE SLUŽEB EVROFIN?

  • 20 let zkušeností v oblasti správy dokumentů
  • Kompletní řešení v oblasti celého životního cyklu dokumentů a informací – od jejich generování až po archivaci a skartaci
  • Individuální a maximální péče o zákazníka – navrhujeme řešení „šité na míru“ potřebám a požadavkům našich zákazníků
  • Nabízíme partnerská řešení založená na profesionalitě, serióznosti a důvěře
  • Využíváme špičkové technologie

Efektivita

  • podrobnou analýzou pro vás ZDARMA najdeme nejvhodnější řešení pro vaši správu dokumentů

Bezpečí

  • dokumenty uložíme do prostor splňující nejvyšší bezpečnostní parametry

Důvěryhodnost

  • vlastníme certifikaci ISO 27000 (systém ochrany informací), ISO 9001 (systém zajišťování kvality) a příslušnou koncesi Státního oblastního archivu

Profesionalita

  • vaši správu dokumentů vám pomůžou řídit vysokoškolsky vzdělaní specialisté
     

Rodinný přístup

  • každý dokument je pro nás důležitý a věnujeme mu maximální péči
     

Dostupnost

  • vaše dokumenty budete mít kdykoliv přístupné přes webové rozhraní
     
Bezpečná správa dokumentů v souladu s platnou legislativou a GDPR.
Naše řešení pro vaši efektivní správu dokumentů.
Zajištění důvěry a bezpečnosti pro ukladatele.